گاه امکان دارد که افراد به دلایل مختلفی از جمله نارضایتی از شرایط کار، یافتن یک شغل بهتر، تمایل به بازنشستگی، ازدواج، ادامه تحصیل و… بخواهند از شغل خود کنارهگیری کنند یا به اصطلاح استعفا دهند. این شرایط، بسیار استرس‌آور بوده و می‌تواند موجب سردرگمی افراد شود.
یکی از مواردی که می‌تواند برای متقاضیان استرس زیادی ایجاد کند، ناآگاهی نسبت به نحوه تنظیم استعفا نامه است. یک استعفا نامه حرفه‌ای باید محترمانه بوده و به گونه‌ای تنظیم شود که بیشترین اثر را روی مخاطب داشته باشد تا نویسنده آن نتیجه دلخواه و مطلوبی را دریافت کند.
این مقاله با هدف آشنایی بیشتر مخاطبین با اصول استعفا نامه نویسی و کمک به آن‌ها در جهت تنظیم یک استعفا نامه حرفه‌ای و تاثیرگذار تهیه شده است. برای آشنایی بیشتر با استعفا نامه و نحوه نوشتن آن، تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
استعفا چیست؟
درخواست داوطلبانه افراد برای رها کردن شغل، سمت و جایگاهشان را اصطلاحا کنارهگیری یا استعفا میگویند. البته این کنارهگیری در صورتی استعفا محسوب میشود که فرد دوره کاری خود را به پایان نرسانده باشد یا در دورههای بعدی مایل به ادامه کار نباشد.
دلایل استعفا و کناره گیری از شغل
حالا که متوجه شدید که استعفا چیست؟ لازم است با دلایل استعفا نیز آشنا شوید. افراد به دلایل مختلفی از کار و سمت خود کنارهگیری می‌کنند که در این قسمت به تعدادی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:
- پیداکردن یک فرصت شغلی بهتر با مزایای بیشتر
- عدم امنیت شغلی یا امنیت شغلی کم
- عدم فرصت پیشرفت در کار یا فرصتهای پیشرفت بسیار محدود
- فشار کاری بالا و استرس کاری زیاد
- برآورده نشدن وعدههای شغلی مقرر شده توسط مقامات ارشد
- تفاوت فرهنگی شخص و محیط کاری
- ازدواج و بچهدار شدن
- تمایل به ادامه تحصیل
- خستگی از کار
پیش از نوشتن استعفا نامه به خوبی فکر کنید!
استعفا از کار یک عمل بسیار حساس بوده و تاثیرات بزرگی روی زندگی فردی و اجتماعی شما خواهد داشت. به همین علت بهتر است پیش از تنظیم متن استعفا نامه خود، به خوبی درباره این عمل فکر کنید و عجولانه تصمیم نگیرید. پیش از هرکاری دلیل استعفای خود را مشخص کنید. گاه دلیل استعفای شما می‌تواند کاملا احساسی و بدون توجیه منطقی باشد.
در چنین مواردی بهتر است که از استعفای خود صرف‌نظر کرده یا حداقل آن را به زمان دیگری موکول کنید تا فرصت بیشتری برای فکرکردن داشته باشید. برای مثال اگر دلیل کنارهگیری شما عدم علاقه به شغل‌تان است بهتر است بیشتر در این باره فکر کنید؛ مگر این که موقعیت شغلی بهتر و مناسب‌تری برای شما مهیا شده باشد.
برای تصمیم گیری بهتر، تمام جوانب این کار را یادداشت کنید
پیش از تنظیم استعفا نامه، یک لیست از تمامی مزایا و معایب شغل‌تان تهیه کنید. گاه انجام این کار می‌تواند به شما کمک کند که بهتر در این باره تصمیم‌گیری کنید یا حتی از انجام این کار منصرف شوید. گاهی افراد با انجام این کار متوجه می‌شوند که میتوان مشکلات را به نحو دیگری حل کرد.
به چه روشهایی میتوان درخواست استعفای خود را مطرح کرد؟
روش‌های متعددی وجود دارد که می‌توانید از هرکدام از آن‌ها برای مطرح‌کردن درخواست استعفای خود استفاده کنید. راه‌های ارائه درخواست استعفا عبارتند از:
درخواست استعفا به صورت تلفنی
بهتر است درخواست استعفای خود را از پشت تلفن مطرح نکنید؛ اما چنان‌چه شما به هر دلیلی نمی‌توانید استعفای خود را به شکل حضوری اعلام کنید، می‌توانید از این راه اقدام کنید. توجه داشته باشید که استعفای تلفنی شما باید کاملا محترمانه باشد تا نتیجه دل‌خواهتان را بگیرید.
درخواست استعفا از طریق ایمیل
این روش هم باید مانند سایر روش‌های غیرحضوری نمی‌تواند جزو اولویت‌های ارائه درخواست استعفا باشد؛ اما چنان‌چه به هر دلیلی قادر به ارائه درخواست خود به صورت حضوری نباشید می‌توانید با رعایت اصول استعفا نویسی درخواست خود را از طریق ایمیل ارسال کنید.
درخواست استعفا با مراجعه حضوری شخص
این روش، بهترین و تاثیرگذارترین روش ارائه استعفا است و به این صورت انجام میشود که شخص با مراجعه حضوری به محل کارش، کنارهگیری خود را شخصا اعلام کرده و در این باره به مذاکره می‌پردازد.
نوشتن استعفا نامه کتبی
نوشتن استعفا نامه کتبی، پایه و اساس استعفا در تمامی روشهایی است که در قسمت‌های قبلی درباره آن‌ها توضیح دادیم. برای نوشتن استعفا نامه اصولی وجود دارد که باید آن‌ها را رعایت کنید و متن استعفای استاندارد و حرفه‌ای خود را به رئیس‌تان ارائه کنید. در ادامه نحوه صحیح تنظیم استعفا نامه را برای شما شرح خواهیم داد.
چرا نحوه نوشتن متن استعفا نامه مهم است؟
پیش از ارائه آموزش نوشتن متن استعفا نامه لازم است که شما دلیل این کار را بدانید. هرچه نوشتن متن استعفا نامه به صورت حرفه‌ای‌تر انجام شود، وجهه و پرستیژ کاری شما بالاتر می‌رود. این کار احتمال بازگشت شما به شغل‌تان در آینده، به دلیل پشیمانی از استعفا را برای شما آسان‌تر می‌کند.
چگونه یک استعفا نامه حرفه‌ای بنویسیم؟
تنظیم یک متن مناسب تحت عنوان استعفا نامه می‌تواند در روند استعفای شما تاثیر زیادی داشته باشد. استعفا نامه شما باید به صورت کاملا محترمانه، مختصر و صریح نوشته شود. توجه داشته باشید که نوشتن این متن تنها برای خروج شما از کارتان نبوده و در صورت تاثیرگذاری بالای آن، می‌تواند در آینده برای شما مزایایی داشته باشد.
برای مثال اگر استعفا نامه شما به قدر کافی تاثیرگذار باشد، این امکان وجود دارد که در موقعیت آینده کاری دیگری از سوی این شرکت به شما پیشنهاد شود. بهتر است در روند استعفا و کناره گیری خود، علاوه‌بر مدیر شرکت، منابع انسانی دیگر را هم در جریان کار اقدام خود قرار دهید و استعفای خود را به آن‌ها اعلام کنید. در ادامه، ارکان لازم برای نوشتن یک استعفا نامه حرفه‌ای را به شما معرفی می‌کنیم.
ارکان لازم برای نوشتن یک استعفا نامه حرفه‌ای
نوشتن یک استعفا نامه حرفه‌ای، اصول و قوانینی دارد که در این قسمت به معرفی آن‌ها پرداخته‌ایم. اصول و ارکان استعفا نامه نویسی عبارتند از:
نوشتن موضوع و عنوان نامه
برای نوشتن یک نامه اداری حرفه‌ای، لازم است که همیشه یک عنوان مناسب در نظر داشته باشید. عنوان مناسب برای نوشتن یک استعفا نامه حرفه‌ای می‌تواند هر یک از عناوین ” درخواست کناره گیری، درخواست قطع همکاری یا درخواست استعفا از کار ” باشد.
ذکر عنوان مخاطب یا گیرنده
برای تنظیم متن استعفا نامه حتما باید نام و منصب مخاطب یا گیرنده را ذکر کنید. در اکثر استعفا نامه‌ها معمولا گیرنده شخص مدیر است؛ اما گاه این امکان وجود دارد که مخاطب استعفا نامه شما شخص یا اشخاص دیگری باشند.
برای مثال ممکن است شما درخواست استعفای خود را خطاب به واحد منابع انسانی محل کارتان بنویسید. البته پیش از تنظیم متن نامه استعفا خطاب به واحد منابع انسانی، لازم است درخواست خود را به صورت شفاهی با مدیر بخشی که در آن کار می‌کنید در میان بگذارید.
نوشتن متن اعلام استعفا
در این قسمت لازم است به صورت مختصر، مفید، صریح و بدون پرداختن به حاشیه، درخواست استعفای خود را به صورت مکتوب بیان کنید. اولین جمله نامه شما باید پیام درخواست استعفای شما را به صورت کاملا واضح برساند.
تعیین یک تاریخ مشخص برای کناره گیری و ترک شغل
برای کنارهگیری و ترک محل کارتان لازم است یک تاریخ مشخص را از قبل تعیین کنید. تعیین تاریخ می‌تواند به کارفرمای شما این امکان را بدهد که در این مدت، یک جایگزین مناسب و کار بلد برای شما پیدا کند. ترک محل کار بدون اعلام قبلی، یک کار غیر اصولی و غیر حرفه‌ای است.
بیان علت استعفا و کناره گیری
در ادامه می‌توانید دلایل خود را برای کناره گیری از مقام و سمت خود بیان کنید. البته لازم به ذکر است که بیان نارضایتی و گلایه در متن استعفا نامه یک حرکت غیر حرفه‌ای بوده و توصیه نمی‌شود؛ اما بیان مختصر دلیل استعفا خالی از لطف نیست. برای مثال می‌توانید دلیل کنارهگیری خود را به صورت عدم رضایت شغلی، یافتن کار مناسب‌تر یا دلایل شخصی بیان کنید.
بیان تشکر و آرزوی موفقیت
در پایان استعفا نامه خود بهتر است که حتما بابت فرصت شغلی که در اختیار شما قرار داده شده است تقدیر و تشکر کنید؛ همچنین می‌توانید برای آینده تیم کاری آرزوی موفقیت کنید.
امضا و تاریخ
نامه خود را حتما با ذکر نام و نام خانوادگی، تاریخ تحویل نامه و امضا به پایان برسانید.
خلاصه مقاله و نتیجه گیری
اگر به هر دلیلی از ادامه کار و شغل‌تان خسته شده‌اید یا دیگر نمی‌توانید در محل کار خود بمانید، احتمالا به فکر تنظیم استعفا نامه و خروج از کارتان هستید. پیش از استعفا از کار یا سمت خود بهتر است به خوبی در این باره فکر کنید و به عواقب شخصی و اجتماعی آن در آینده توجه داشته باشید.
در نظر داشته باشید که همیشه کنارهگیری از شغل بهترین راه حل موجود نیست و گاه میتوان مشکلات را به روش‌های دیگری حل کرد. در نهایت اگر تصمیم قطعی خود را مبنی بر کنارهگیری از کارتان گرفته‌اید، بهتر است یک استعفا نامه حرفه‌ای تنظیم کرده و به مقامات عالی محل کارتان ارائه کنید. همچنین می توانید با مشاهده نمونه های مناسب در این زمینه دید بهتری نسبت به این موضوع پیدا کنید.
در این مقاله اصول استعفا نامه نویسی را مورد بررسی قرار دادیم که می‌توانند در تنظیم متن نامه شما مفید باشند.همچنین برای نوشتن یک استعفا نامه حرفه‌ای بهتر است نمونه‌های مشابه استعفا نامه را بررسی و مطالعه کنید.
برخی از سوالات رایج:
1.استعفا چیست؟
درخواست داوطلبانه افراد برای رها کردن شغل، سمت و جایگاهشان را اصطلاحا کنارهگیری یا استعفا میگویند. البته این کنارهگیری در صورتی استعفا محسوب میشود که فرد دوره کاری خود را به پایان نرسانده باشد یا در دورههای بعدی مایل به ادامه کار نباشد.
2.دلایل استعفا و کناره گیری از شغل چیست؟
- پیداکردن یک فرصت شغلی بهتر با مزایای بیشتر
- عدم امنیت شغلی یا امنیت شغلی کم
- عدم فرصت پیشرفت در کار یا فرصتهای پیشرفت بسیار محدود
- فشار کاری بالا و استرس کاری زیاد
- برآورده نشدن وعدههای شغلی مقرر شده توسط مقامات ارشد
- تفاوت فرهنگی شخص و محیط کاری
- ازدواج و بچهدار شدن
- تمایل به ادامه تحصیل
- خستگی از کار
3.به چه روشهایی میتوان درخواست استعفای خود را مطرح کرد؟
- درخواست استعفا به صورت تلفنی
- درخواست استعفا از طریق ایمیل
- نوشتن استعفا نامه کتبی
- درخواست استعفا با مراجعه حضوری شخص
